A Receita Federal acaba de publicar importantes atualizações no Guia Prático da EFD ICMS/IPI, especificamente através da versão 3.2.0, trazendo mudanças significativas relacionadas à Reforma Tributária de Consumo. As principais alterações dizem respeito ao tratamento dos novos tributos (IBS, CBS e IS) nas obrigações acessórias, com o Ato COTEPE/ICMS nº 123/2025 estabelecendo novas regras que entrarão em vigor a partir de 1º de janeiro de 2026. Essas mudanças impactam diretamente a forma como as empresas deverão escriturar suas operações fiscais nos próximos anos.

O que mudou na norma com o novo Guia Prático

O Ato COTEPE/ICMS nº 123/2025, de 24 de setembro de 2025, promoveu alterações importantes no Ato COTEPE/ICMS nº 44/2018. A principal mudança estabelece que a partir de 1º de janeiro de 2026, as empresas deverão seguir obrigatoriamente os critérios definidos no Guia Prático da EFD ICMS/IPI versão 3.2.0.

A novidade mais importante é que a EFD ICMS/IPI não será mais usada para calcular os novos tributos da reforma tributária (CBS, IBS e IS). No entanto, estes valores ainda precisam ser considerados no valor total dos documentos fiscais. Isso significa uma separação clara entre o que vai no valor total da nota fiscal e o que vai nos registros específicos de cada operação.

No Registro C100, que trata das notas fiscais, o campo 12 (valor total do documento) deve incluir os valores dos novos tributos quando existirem. Porém, este valor não será mais igual à soma dos valores das operações registradas no C190. Já no Registro C190, que detalha as operações, o campo 05 (valor da operação) expressamente não deve incluir os valores de CBS, IBS e IS.

Como isso impacta as operações comerciais

Para as empresas, essas mudanças representam uma nova forma de organizar a contabilidade fiscal. A partir de 2026, será necessário distinguir claramente entre os tributos tradicionais (ICMS e IPI) e os novos tributos da reforma.

Durante o ano de 2026, as empresas terão um período de transição. Os novos tributos CBS, IBS e IS funcionarão em modo de teste, onde as alíquotas serão aplicadas, mas não haverá cobrança efetiva. Neste período, os valores destes tributos não precisam ser informados nas obrigações acessórias tradicionais como EFD-Contribuições, SPED Fiscal, ECD e ECF.

Somente a partir de 2027 é que as informações completas dos novos tributos deverão ser reportadas nas obrigações acessórias. Isso dá às empresas um ano inteiro para se adaptarem aos novos procedimentos e sistemas.

Uma situação importante a considerar: documentos fiscais que contenham apenas operações com IBS, CBS ou IS (sem ICMS ou IPI) não devem ser escriturados no SPED Fiscal. O sistema continua focado nos tributos estaduais e federais tradicionais.

Implicações econômicas e logísticas para as empresas

Essas mudanças exigem investimentos significativos em tecnologia e capacitação. As empresas precisarão atualizar seus sistemas de gestão fiscal para separar corretamente os diferentes tipos de tributos nos documentos fiscais.

Do ponto de vista de fluxo de caixa, embora os novos tributos não sejam cobrados em 2026, as empresas devem começar a calcular e controlar esses valores. Isso permite um planejamento mais preciso para 2027, quando a cobrança efetiva começar.

Os departamentos fiscais precisarão se reorganizar para lidar com essa dualidade: manter os controles tradicionais do ICMS e IPI, enquanto desenvolvem novos processos para os tributos da reforma. Isso pode exigir contratação de pessoal especializado ou treinamento intensivo das equipes atuais.

Para empresas que operam em múltiplos estados, a complexidade aumenta ainda mais, pois será necessário coordenar os procedimentos estaduais do IBS com as regras federais da CBS, mantendo a conformidade com as normas de cada jurisdição.

O que os empresários devem fazer a seguir

O primeiro passo é revisar urgentemente os sistemas de emissão de notas fiscais e de controle fiscal. Estes sistemas precisam estar preparados para separar adequadamente os valores dos diferentes tributos até janeiro de 2026.

É fundamental capacitar as equipes responsáveis pela área fiscal sobre as novas regras. Isso inclui contadores, auxiliares fiscais e gestores que tomam decisões sobre procedimentos tributários. O conhecimento detalhado das novas normas evitará erros custosos de escrituração.

As empresas devem estabelecer novos procedimentos internos para o tratamento dos documentos fiscais. Isso inclui criar rotinas para identificar quando uma operação envolve apenas os novos tributos (e portanto não deve ir para o SPED) versus quando envolve tributos tradicionais.

É recomendável fazer testes com os novos procedimentos ainda em 2025, usando dados simulados. Isso permite identificar problemas nos sistemas e processos antes que as regras entrem em vigor oficialmente.

Por fim, estabeleça um cronograma de implementação que considere tanto as mudanças de 2026 quanto as de 2027. As adaptações de 2027 serão ainda mais complexas, então começar a preparação com antecedência é fundamental.

As mudanças trazidas pelo Guia Prático da EFD ICMS/IPI versão 3.2.0 representam um marco importante na implementação da Reforma Tributária brasileira. Embora complexas, estas alterações oferecem às empresas um período de adaptação gradual, com regras claras sobre como proceder em cada etapa da transição. O sucesso na implementação dessas mudanças dependerá da preparação antecipada e do investimento adequado em sistemas e capacitação.

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Target Assessoria e Gestão Empresarial Ltda
Redação de André Luiz Corrêa – Contador Pleno
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